L’essentiel de la conduite de projet

© 2003 Mikkel Sander

Quatre tâches fondamentales

Le travail du chef de projet consiste en quatre éléments de base : planifier, communiquer, coordonner et vérifier. Je ne rentrerai pas ici dans des descriptions détaillées de ces éléments puisque vous trouverez dans votre librairie de quartier des tas de bouquins concernant ces sujets. Les fondamentaux des quatre éléments de base sont les suivants :

Planifier

Préparer et modifier l’organisation des tâches du projet, depuis la vague idée du premier jour jusqu’à la dernière réunion d’évaluation.

Communiquer

Puisque vous êtes le référent principal du projet, tout ce que vous dites, le concernant, notamment dans des forums publics sur internet, est important. Donc pensez-y avant de communiquer.

Coordonner

S’assurer que les membres de l’équipe travaillent et communiquent entre eux et que rien n’interfère avec leur dynamique.

Vérifier

S’assurer que tout le monde travaille comme prévu.

Ce qui suit se compose de sept conseils simples que j’ai retenus en supervisant des GN et d’autres projets culturels. Certains d’entre eux sont directement reliés à l’une des quatre tâches de base, d’autres se situent à leur croisement ou concernent des choses qui vous arrivent personnellement. Tout ce que vous devez savoir n’est pas là, mais c’est un début.

1. Ne faites aucune tâche proprement dite

Il est très important que vous restiez concentré sur la planification, la coordination, la communication et les vérifications. Une mainmise sur des tâches avec des délais stricts (comme l’écriture d’historiques de personnages ou la location de voitures ou de toilettes) vous stressera et vous fera perdre votre concentration.

Cela signifie bien sûr que vous devrez compter sur les autres pour effectuer les tâches concrètes. Vous devez vous convaincre que d’autres peuvent faire le travail aussi bien que vous. Croyez-moi, ils le peuvent ! Mais ne soyez pas surpris s’ils l’effectuent d’une autre façon que vous. Les gens ont des capacités différentes, c’est ce qui vous donnera une grande équipe. La seule chose à faire est de l’accepter et de l’intégrer.

Cela vous amène bien sûr à devoir prendre le rôle de meneur. N’ayez pas peur de l’assumer. Ce n’est jamais très drôle de fustiger vos amis les plus proches pour respecter une date limite, mais c’est nécessaire. Si vous avez décidé en équipe que vous êtes le chef de projet, tout le monde devrait pouvoir l’accepter. Et si vous ou quelqu’un d’autre a un problème avec cela, vous devriez prendre en considération et traiter le conflit, pas l’éviter (voir le conseil 5).

2. Laissez le projet faire partie de vous

Vous devez vous impliquer dans le projet. Laissez-le pénétrer votre chair et vos rêves, devenez une partie de lui et laissez-le devenir une partie de vous. Ne prévoyez pas de travailler beaucoup ou d’étudier durant les dernières semaines qui précèdent un projet important. Il est vital que vous puissiez utiliser toutes vos capacités mentales pour vous concentrer sur le projet. Prévenez votre petit(e) ami(e) de ne pas s’attendre à recevoir toute votre attention et souvenez-vous de rattraper le coup par la suite. Avoir un projet dans la peau n’arrive pas dès le premier jour. Cela prend du temps, mais lorsque vous approcherez de la conclusion du projet et respecterez toutes ces échéances, vous le sentirez vous imprégner. Accueillez-le.

3. Communication et Documentation

Rien ne peut autant détruire un bon projet qu’une mauvaise communication. Les membres d’une équipe doivent se parler et vous devez leur faciliter la tâche. Sans quoi, cela donnera une mauvaise alchimie, source de travail superflu ou redondant, où personne ne saura sur quoi les autres travaillent. Demandez à tout le monde des comptes rendus écrits de leur avancement et distribuez-les par courriel, messagerie instantanée, lors de réunions et rencontres amicales. Souvenez-vous que certaines personnes ne sont pas tout le temps en ligne. Elles se sentiront très rapidement étrangères au groupe alors appelez-les plutôt. Rappelez-vous aussi d’encourager les membres de l’équipe à se parler directement plutôt qu’à travers vous : cela vous causera moins de stress.

4. Tout peut être planifié

Planifiez et couchez par écrit même les choses les plus insignifiantes et les plus évidentes. Faites des listes de missions : qui fait quoi, quelles sont les dates butoirs et autres informations importantes. Cela pourrait sembler étrange sur le coup parce que les projets semblent tellement évidents, mais dans les situations stressantes, vous aurez un plan auquel vous raccrocher plutôt que rien. Si l'organisation ne devient jamais stressante et que vous n’avez pas besoin des plans… eh bien alors vous êtes un bon organisateur. Rappelez-vous que les plans peuvent être changés si les fondements de la décision changent. Rappelez-vous également que très peu de gens apprécient qu’on leur détaille ce qu’ils doivent faire. Impliquer dans l’organisation les personnes qui vont faire tout le boulot est important puisqu'une telle implication deviendra un très grand facteur de motivation pour eux. Avec un peu de chance, ils sont experts dans leurs propres tâches et sont par conséquent plus susceptibles de respecter les échéances qu’ils se sont eux-mêmes fixées.

5. Apprenez à aimer les conflits

Avant que vous ne commenciez vraiment à bosser, assurez-vous que tout le monde est d’accord sur le type de projet que vous menez. Les premières réunions devraient concerner un accord sur les perceptions du projet. L’équipe qui a pris le temps de discuter des objectifs au préalable évitera les conflits dévoreurs d’énergie et de temps. En effet, les désaccords portent au départ sur un sujet spécifique. Mais plus tard, ils se transforment souvent en conflits personnels, car beaucoup de sang, de sueur et de larmes ont déjà été versés dans ce cadre précis. La leçon à retenir est de gérer les conflits le plus tôt possible ; le temps ne les fera pas disparaître ! En tant que chef de projet, le rôle de gardien de la paix vous appartient naturellement et c’est pourquoi vous ne pouvez pas avoir peur du conflit.

6. Vous travaillez avec des amateurs

Il est probable que vous soyez tous étudiants ou travailleurs actifs et que le projet de GN s’organise sur votre précieux temps libre. Gardez-le à l’esprit quand le groupe décide de l’ampleur du projet et souvenez-vous-en quand quelqu’un ne respecte pas une échéance. Acceptez le fait que les gens aient d’autres occupations et font de leur mieux durant le temps qu’ils veulent donner. Rappelez-vous toujours de dire à votre équipe qu’elle fait du bon boulot. C’est probablement le cas et c’est très certainement tout le crédit qu’ils obtiendront. [Cela vous donnera également plus de crédit lorsque vous ferez preuve d'autorité, car vous serez à la fois en mesure de reconnaître le travail bien fait de celui à refaire. (NdT)]

7. Montrez-moi l’argent

Vous devez vous intéresser à l’aspect économique des projets. La plupart du temps, une personne sera affectée à la gestion de l’argent, mais parfois ce ne sera pas le cas et vous devrez vous y coller. Même si quelqu’un peut gérer la paperasse, vous devez néanmoins vous y intéresser. Un moment viendra très probablement où il faudra prendre des décisions quant à l’utilisation du peu d’argent que vous avez. Et puisque vous avez un intérêt tout particulier dans le projet, vous êtes la personne la plus compétente pour le faire. Parfois, comme quand vous obtenez beaucoup de budget, vous en serez aussi le responsable légal. Donc autant s’y intéresser.

Comme beaucoup d’autres choses, la conduite de projet est quelque chose qui s’apprend sur le tas. Observer les comportements des autres dans les projets auxquels vous participez vous en dira beaucoup, même si vous n’en êtes pas le chef. La seule façon de s’améliorer est de le refaire encore et encore. Donc faites-le : tous les amateurs de GN qui travaillent dur méritent un bon chef de projet qui s’investit et qui sait quoi faire. De plus c’est beaucoup de plaisir !

Article original : Essentials of Project Management (p. 150)