Comment lancer et réussir son festival rôliste

Interview avec des organisateurs du festival Kaysersberg

Le festival de Kaysersberg se déroule depuis 2007 à Kaysersberg, près de Colmar en Alsace. Il a une très bonne réputation et est organisé par l’Association Nickel. Trois de ses 14 orgas - le Président David, l’Archiviste et ancien Président Gérôme, et la chargée de com’ Coraline - ont bien voulu donner deux de leurs soirées pour répondre à l’interview, dont le but est de partager de l'expérience et des astuces pour vos propres organisations de conventions et de festivals.

Un mot sur Kaysersberg

ville de Kayserberg

(source : Wikipedia) En 1227 l'empereur Frédéric II du Saint-Empire romain germanique veut contrôler la vallée de la Weiss qui relie la Haute Alsace à la Lorraine en passant par le col du Bonhomme. Il fait construire une des forteresses les plus imposantes de sa ligne de défense : d’où le nom du village qui veut dire « la montagne de l’empereur ». Kaysersberg se développe grâce à l'artisanat et en particulier au négoce du vin d'Alsace. Y sont présents des vieilles églises, des chapelles, des maisons du XVIe siècle, deux musées dont un dédié au Dr Schweitzer (prix Nobel de la paix 1952), né ici. En 2015, la commune a fusionné avec deux autres, donnant la commune nouvelle de Kaysersberg-Vignobles, de 4677 habitants. La cité a remporté l'édition 2017 de l'émission télévisée Le Village préféré des Français et elle est sur la route des vins d’Alsace.

PTGPTB : comment est né le festival de Kaysersberg ?

Gérome : A la base, j’appartenais à l’association Les Guerriers des Faux, un club de 8 membres. Tous rôlistes, 3 biclassés figurinistes de Warhammer le jeu de figurines et 5 biclassés GNistes. Le club était basé à Lapoutroie, à 20 km de Colmar. Pour se faire un peu d'argent, nous faisions des défilés ou de l'animation en costume sur des marchés.

Arrive en 2006 Patrick BRUNO - l'ancien Président de l'Office de Tourisme (OT) de la vallée de Kaysersberg. Il est venu nous parler directement sur le marché. Il nous a proposé une idée un peu folle: organiser un Festival autour de notre loisir. Il n’était pas rôliste, juste visionnaire ; il connaissait déjà un peu le jeu de rôle par son beau-fils, mais l'idée lui a semblait merveilleuse.

Le FJDR (Festival du Jeu de Rôle) était un concept totalement nouveau ; le but n'était pas de faire une énième convention entre rôlistes. C’était, et est toujours, de montrer au grand public ce qu'est le jeu de rôles.

Ce bon monsieur BRUNO nous a alors fait rencontrer l’ensemble des maires des 10 communes de la communauté de communes, afin que nous présentions le projet. Il voyait les choses en très très grand. Á terme il aurait voulu mettre en place un Festival du Jeu de Rôle sur le territoire Grand Est.

Le premier Festival a eu lieu en mars 2007, avec le soutien de l'OT (et ses moyens).

Pour cette première édition, 4 membres sur 8 de notre petit club se sont mobilisés. L’OT avait contacté 4 associations de JdR / GN / Fig de la vallée et de Colmar. Nous nous inscrivions alors dans un projet départemental d’animation : « Après l'hiver, l'envers » - un projet pour redynamiser la région après les marchés de Noël ; de février à mars, par chez nous c'est un peu mort...

Il y avait une animation par village, que nous avions réparti à toutes les associations qui avaient répondu présent. Patrick a monté un dossier avec l'aide d'un intermittent du spectacle et des crédits ont été débloqués pour des initiatives.

Cette première année, il y eut 2 murder-party, un espace trollball*, une LAN-party (venant de mon lycée), du jeu de figurines, des gens en costume et un ou deux troubadours (d'une troupe de théâtre locale).

*Trollball :  un sport GNiste, inspiré du Blood Bowl en beaucoup plus soft évidemment ; une sorte de rugby avec des épées en mousse. Il faut soit éliminer tous les adversaires, soit déposer le ballon (une tête de troll) dans le panier adverse.

On n’avait pas de jeu de rôle sur table... et c'était trop éparpillé sur la vallée : il fallait absolument une voiture pour parcourir les villages avec des animations qui commençaient parfois en même temps.

Dès la seconde édition, l’OT a centralisé l'ensemble de l'animation sur Kaysersberg. La subvention départementale qui n'était que pour ce projet n'a évidemment pas été reconduite - l’argent n’est pas forcément important, mais ça aide, pour des invitations, des bricolages, de la communication et pour nourrir les bénévoles.

David : C'était chouette (j'avais 17 ans à l'époque) et on a remis le couvert, parce que des gens sont quand même venus et on a fait de belles rencontres

Gérome : Les deux premières années, l'OT chapeautait l'organisation du Festival. L’OT est très active, emploie 6-7 personnes et a de nombreux contacts. Mais il n'a pas pour prérogative d'organiser des événements - juste de les promouvoir. Du coup l'Association Nickel a été créée en 2009 comme une fédération d’associations voulant construire le festival. Depuis 2012 Nickel n'est plus une fédération, mais une association à part entière qui fait appel à des associations locales pour nous épauler.

PTG : quand est-ce que le Festival fut déplacé de mars à mai ?

Orgas : le Festival n'a jamais eu de date fixe. Il a oscillé entre mars et avril durant de nombreuses années, même mai une fois à cause de Pâques et des autres manifestations à Kaysersberg ou dans le milieu ludique. Le but étant de ne pas doublonner. Puis on a fixé une date au premier week-end de mai suivant le 1er mai à partir de 2019

L’association Nickel

PTG : D’où vient le nom de l’association Nickel ?

Coraline : C'est dû à la présence d'anciennes mines de nickel dans la vallée. On en a fait une histoire : celle de Nicklaus : https://assonickel.jimdo.com/association-nickel/ Nickel, mascotte de l'association éponyme

Orgas : Cette année, il y a 14 orgas environ de Nickel. Mais c'est là aussi, une progression récente. Il y a deux ans encore, le Festival n'était porté que par 6 personnes et parfois moins. Ça dépend des années et surtout, du nombre de personnes motivées à venir nous aider à animer.

Nous attendons pour cette édition un peu plus d'une centaine d’animateurs bénévoles pour la partie GN et une soixantaine pour la partie JdR sur table/jeux de plateau, plus toutes les petites mains à la buvette, logistique, communication…

Le Festival du Jeu de Rôle à Kaysersberg

PTG : quand vous appelez le festival : « jeu de rôle », cela inclut le GN et le JdR sur table?

Orgas : C'est cela. Notre objectif est de présenter au public les différents univers du jeu de rôle : papier + GN + figurines. D'où le fait que nous avons un pôle important en animation extérieure type GN, - avec le plus grand nombre d'animateurs, mais qui fonctionne comme un énorme jeu. Nous avons un pôle de JdR sur table. Cette année on pourra monter jusqu’à 40 tables de jeux en simultané.

Nous essayons d'aiguiller les MJ à faire plutôt des parties moyennes le samedi après-midi, des longues le soir et des très courtes le dimanche. Nos MJ proposent différents formats dont un format d'une heure pour les personnes souhaitant découvrir rapidement le Jeu de Rôles ou un univers, mais nous avons aussi des parties de 2/3h, 5/6h voir plus.

Initiation au JdR

PTG : mais pour s'inscrire il faut être rôliste... c'est pas comme si y avait quelqu'un dans la rue qui proposait aux gens de venir jouer à un JdR

David : Alors en fait ... si. Carrément. Les animateurs GNistes attrapent le chaland dans la rue et les entraînent dans les animations. Ils les font jouer sur les divers ateliers de l'animation dans la rue. C'est d'ailleurs l'essence même du Festival ; beaucoup de familles viennent découvrir les jeux ensemble

L’animation intérieure se passe inévitablement dans les locaux et là nous les attirons sur nos tables de jeu de société (ça fait moins peur et les gens connaissent). Mais à côté de nos tables de jeu de société il y a…

Les tables du JDR !! Nous proposons des parties de découverte du JdR en 1h ou moins et paf.... ils sont tombés dedans comme Obélix dans la marmite. C'est pour ça qu'il y a moins de sangliers chez nous ces derniers temps ;)

PTG : avez-vous observé une augmentation des inscriptions en club dans les semaines qui suivent le FJDR?

Gérôme : Oui la première année du pôle JdR de l'association Nickel ; en 2016 nous sommes passé de 8 membres à 18...après le Festival. Et maintenant nous sommes 38 membres dans le pole JDR et 77 membres dans l'association.

PTG : comment avez-vous obtenu la présence des éditeurs de JdR - papier? En les prospectant?

Orgas : Certains oui, d'autres sont venus d’eux-mêmes. On prospecte toujours, on ne loupe aucune occasion de parler de notre festival dans le milieu, à tous.

PTG : sur le programme, il y a une animation "Quidditch"? Dans un thème années 1920? ;) Comment font-ils pour les balais volants? :))

programme du festival

(télécharger)

Coraline : Les Animaux Fantastiques se déroulent dans les années 20, donc pile dans le thème. Et c’est du Quidditch moldu.

PTG : Le festival est orienté « Grand Public »? Donc on a "initiation au wargame avec figurines" comme on a "initiation au JdR"?

Coraline : oui ; "La Communauté des Remparts" (Sélestat) vient faire des démonstrations de parties de jeu de figurines. Le festival est orienté vers le grand public et les rôlistes. Notre objectif est vraiment de présenter ce que c'est, et de permettre à chacun de s'amuser le temps d'un week-end.

Petite anecdote, une bonne partie de nos bénévoles et orgas sont venus dans l'association Nickel et dans le monde du jeu de rôle via le Festival (dont moi).

Le casino est géré par Locajeux. Erouest (Vosges) assure les jeux d’aventure vidéos. Portails Ludiques (de Colmar) et JeuKado (de Kaysersberg) amènent les jeux de plateaux. Pour les escape games, on a Yutopia (St-Dié) et Room 2135 (Nancy).

PTG : Nancy, 130 km de là quand même...

Gérôme : on a des bénévoles de Montpellier ; beaucoup de MJ de Paris, Marseille, Rennes, des Normands…

PTG : comment faire venir d’autres associations ?

Coraline : On le voit comme donnant/donnant : « vous nous aidez, donc on vient vous aider ». Et nous sommes très mobiles.

Nous participons à d'autres conventions organisées par des associations qui sont bénévoles chez nous. Nous allons chez eux en tant que MJ ou animation escrime. Par exemple je suis allée mener une partie de JdR à Strasbourg à la Convention "Les jeux du Rohan", organisée par les ForgesMondes (association qui vient nous aider à animer la rue) ou encore à la convention « Les Alchimistes », de Strasbourg aussi. On essaye de renvoyer l’ascenseur au maximum – même si les associations qui nous aident ne font pas toutes des événements - et ce ne sont pas toujours les mêmes de Nickel qui se déplacent ; et les autres événements sont répartis sur l'année.

PTG : comment ça se passe avec les associations invitées ? Est-ce qu’il y a des récriminations du type "ceux-là se font trop remarquer par rapport à [association organisatrice] ? des conflits d'ego? Des insultes à 3h du matin entre membres fatigués?

David : Le festival a une ambiance familiale et bon enfant. On est là pour le public et s’amuser avant tout. En cas de dispute, on ne garde pas rancune quand la fatigue parle.

Il y a eu un cas d'une association qui voulait s'imposer plus que les autres, c'est vrai oui. La réponse est simple : ils ne viennent plus - ils sont partis d'eux-mêmes. Chez Nickel, les décisions sont collégiales, c'est le groupe qui décide, et tout le monde doit s'y conformer.

Organiser les bénévoles : un exemple d’appel à bonnes volontés chez Nickel :

la circulaire interne de Nickel

PTG : où logent-ils?

Orgas : Pour les bénévoles nous mettons à disposition le gymnase de la communauté de communes à condition qu'ils soient inscrit sur notre formulaire. C'est spartiate mais il y a des douches et des toilettes. Et il y a un camping.

PTG : Quelle a été l’évolution de la fréquentation du Festival ?

Pour 2007/2008, dur à dire, peut-être 500 personnes au début... En 2015, 5000 visiteurs ; en 2016, 8000 (chiffres OT). On s’attend à 10000 en 2019.

PTG : pour les 9800 visiteurs non-bénévoles... on a toujours du mal à voir où ils peuvent bien loger  ?

Orgas : honnêtement, on ne sait pas… on ne s’est jamais posés la question… Le camping, des hôtels, et une tonne de gîtes !

Le public est très familial ; on a beaucoup de locaux, de visiteurs de la région, qui reviennent d'année en année.

PTG : qu'est-ce qui fait la popularité du Festival? Pourquoi n'en entend-on que du bien?

David : Pouvons-nous vraiment répondre? ;)

Gérôme : parce qu'on fait bien notre boulot, n'est-ce pas évident? C'est l'association « Nickel » après tout !

David : Nous essayons autant que possible de rester un Festival familial avec l'ambiance qui va avec. Quand vous venez chez nous, vous faites partie de la grande famille du jeu de rôle

Plus sérieusement, c'est le travail acharné d'un certain nombre de membres qui sacrifient beaucoup tout au long de l’année.

Coraline : Notre volonté est que chacun s'amuse le temps d'une journée

PTG : Ça a l'air relativement simple à vous entendre... je n'ai jamais été orga, mais quand on voit le boulot des orgas de Chimériades (qui n'avaient pas le temps de jouer)... Vous passez 3 jours à courir partout...

Orgas : Nous non plus on ne joue pas xD. On n’a pas vraiment le temps... et depuis quelques années nous sommes plus proche des 6 jours... c'est d'ailleurs 7 cette année!

On veille à cumuler l’expérience avec les années et à débloquer les bonnes compétences

On a quand même un peu de temps pour parler avec les gens, les VIP, principalement le dimanche.

PTG : dans le pdf de présentation il y a une photo où on vous voit faire de bien jolis décor pour les jeux de figurines?

fabrication de décor Kaysersberg miniature mener la guerre des gangs

Coraline : Oui c'est l’association lors de nos journées brico. Le plateau fait environ 2m40 par 2m40. Il reprend les lignes principales de KB (la rue du Général de Gaulle et le pont du Badhus) et les bâtiments principaux de la ville : mairie, église, léproserie... après on a brodé autour pour avoir une échelle qui soit visible du public, des maisons pas trop compliquées à faire, et pouvoir déplacer des figurines de 5-6 cm ; nous ne pouvions pas reproduire l'intégralité de la ville à l'identique. Enfin, pas mal d'entre nous débutent sur la construction de maquettes. Celle-ci recense une cinquantaine de bâtiments et abritera un peu moins de 200 figurines

La maquette sert, et pas pour Warhammer... Voyez cela comme un plan qui servirait pendant une partie de JdR : les joueurs décrivent ce qu'ils font et on matérialise leurs actions sur le plan. Il y a un lien entre l'anim de rue et le plateau de jeu.

Le scénario de cette année est un jeu d'influence :

Les animateurs-joueurs sont regroupés par familles pour l'occasion : archéologues, mafieux, magiciens, dandys... Chaque famille a pour objectif de s'emparer de la plus grosse partie de la ville, voire de la posséder toute. On a donc une petite guerre des familles (ou gangs, comme on a 2 familles mafieuses). Ils gagnent des jetons en réalisant des objectifs et en se faisant aider par le public (le public doit réussir plusieurs épreuves. A la fin, ils reçoivent un jeton qu'ils attribuent à la famille de leur choix). Avec ces jetons, les « familles » pourront acheter un quartier, soudoyer des gens, bloquer l'arrivée de matériel ... Les objectifs des animateurs-joueurs : rejoindre un des camps et aider leur leader à réaliser l'objectif du groupe.

C'est presque comme un vrai GN, sauf que le public les observe, s'amuse de leurs pitreries, s'exclame devant les coups bas entre factions et les aide à protéger leur camp.

Les actions grandeur-nature des animateurs seront matérialisées sur le plateau. Celui-ci sert à visualiser sur un petit espace ce qui se passe dans la rue entière. Par exemple, si un groupe tente de prendre le contrôle d'un quartier sur le plateau de jeu, cela se soldera par un combat de rue et le résultat du combat de rue sera le résultat du plateau. C'est aussi un moyen pour le public de comprendre ce qu'il se passe.

Pour « l’anim de rue », c’est-à-dire une animation extérieure, portée par les associations de GN et le scénario mis en place par l'équipe, nous avons aussi déjà créé des éléments de décor (une arche de 2m, des photomatons), 2-3 monstres, des costumes pour nos PNJ ...

L'équipe est bien rodée ; il y a 3/4 personnes pour gérer le jeu de plateau + des aides responsables pour accompagner les « nickelés », et un responsable qui chapeaute le tout. Ces gens ne gèrent que l'animation de rue, ce qui permet d'être à fond dans un seul truc, donc de ne pas se noyer.

Les figurinistes ne jouent pas avec cette maquette, et n'interviennent pas dans l'anim de rue. Ils gèrent des tables de démos de WarHammer Battles et WarHammer 40.000 de leur coté.

PTG : les premières fois, les différentes activités étaient plus cloisonnées, et puis au fur et à mesure vous ajoutâtes des interactions croisées ?

Coraline : oui et Non, chaque responsable gère son domaine pour éviter l’éparpillement, la perte d’informations, et sait vers qui renvoyer quand un bénévole à une question. Les responsables de l'anim de rue font cela depuis plusieurs années ; ils sont plusieurs maintenant et ne font que cela. Ils sont autonomes pour la mise en place du scénario. D'autres personnes vont gérer le pôle animations intérieures, d'autres encore le marché et d'autres la partie logistique et communication. D’où l’intérêt d'être plusieurs orgas, et de séparer les tâches. En règle générale les responsables ne connaissent pas l’intégralité des détails des parties autres que la leur. Ils sont quand même au courant bien les réunions et les compte-rendus ; la seule personne au courant de l'ensemble du festival est le coordinateur.

Il y a des interactions croisées : la communication travaille avec tout le monde pour pouvoir diffuser les informations auprès du public sur les différents réseaux. La logistique regroupe les besoins en matériel des différents pôles. Et on communique souvent entre nous via des mails ou une messagerie.

(télécharger le .pdf)

Grand public

PTG : comment les Kaysersbergeois voient-ils l'événement? C'est une commune rurale, à forte composante vigneronne. N'est-ce pas plein de personnes âgées?

David : la ville est très active. Les enfants adorent, ce qui fait déjà gagner l'appui des parents. Depuis plusieurs années, nous essayons d'appuyer un peu plus l'aspect culturel du jeu de rôle, principalement par le biais d'expositions : celle de cette année reprend des clichés de Kaysersberg à l'époque. Il n'y a rien de mieux pour avoir l'approbation des plus âgés !

PTG : Quelle est la proportion de gamers, et de public non-gamer ?

David : Nous accueillons sur le Festival un public majoritairement familial. Donc pour répondre à la question : quelle est la proportion de familles gamer en France?

Gérôme : L'une des difficultés du Festival est qu'il se déroule dans une ville ouverte et qu'il est totalement gratuit. Du coup nous n'avons pas de contrôle sur les allées et venues des Festivaliers

Coraline : environ un quart des festivaliers participent activement à l'animation de rue ; un mélange de GNistes et de non-Gnistes. Il est facile de savoir combien de gens s'inscrivent aux parties de JDR – 550 personnes pour 110 parties l'année dernière - mais ce serait difficile de dire s'ils sont rôlistes ou non, car nous ne leur demandons pas leur CV ;)

PTG : la municipalité vous aide-t’elle ?

Orgas : La Mairie est un partenaire depuis la création de l'association, elle nous aide avec du matériel, de la logistique, des mises à disposition de locaux et des subventions. Mais elle n'est pas partie intégrante de l'organisation.

PTG : d'où sort cette exposition? Qui est M. Kuster?

Orgas : une petite équipe s'est montée au sein de l'organisation pour créer cette expo. Nous avons reçu l’aide de M. Kuster, un habitant imprimeur retraité, également féru de photographie. Il semblerait que cela soit héréditaire, car ils le sont dans la famille depuis plusieurs générations. Il a donc sorti un livre il y a quelques années regroupant des photographies faites par sa famille tout le long du XXe siècle. Il est conseiller municipal, mais ce n'était pas un élu avec lequel nous étions habituellement en contact - il ne s'occupe d'ordinaire pas des associations ou manifestations.

PTG : à partir de quelle année y a-t’il eu un thème imposé?

Coraline : Le « thème » est apparu à l'édition Tolkien en 2015 pour la 9ème édition. Nous avons choisi de varier les thèmes pour que le public ait moins l'impression de voir la même chose chaque année, trouver de nouvelles idées pour l'animation, inviter des VIP ...

Lors de l'année sur Tolkien, nous avons eu Claudine Glot (la directrice du centre arthurien à Brocéliande) et Pierre Dubois (le plus grand Elficologue français). Il y a plusieurs liens entre Tolkien et la légende arthurienne [NdlR : trop long pour détailler ici, faites vos recherches !] ; Tolkien a écrit des essais sur ce roi légendaire, ainsi que des poèmes (The Fall of Arthur…)

Claudine Glot nous a prêté une exposition ; elle a créé certains panneaux spécialement pour nous et nous les a envoyés par la Poste… L'exposition (16 panneaux en tout) a été mise en place à la médiathèque de Kaysersberg et déplacée dans une de nos salles pendant le Festival.

Ensuite il y eut :

2016 : Dragons

2017 : Aux sources du Jeu de Rôle (Jules Vernes, Howard et Lovecraft)

2018 : Des Vies de pirates

PTG : est-ce qu'il n'y a pas un problème quand un thème n'a rien à voir avec le décor XVIe siècle du bourg. Par exemple pirates = océan…

David : c'est plus facile que dans un parc des expos tout moche…

Coraline : Non cela ne pose pas de problèmes, le public arrive à se mettre dans l'ambiance via les costumes, les quelques éléments de décor que l'on fabrique... La mer était représentée par notre plateau de jeu et la ville de Kaysersberg était le port des pirates

le port des pirates de la ville alsacienne

Nous aimons sortir des univers méd-fans pour présenter au public et aux rôlistes les autres univers existants. Si on restait concentrés là-dessus, on mettrait de côté Cthulhu, Antika, Star Wars, Pavillon noir, Knight...

Les Invités de prestige

PTG : Comment êtes-vous rentrés en contact avec Claudine Glot ? Avec Mike Mason ?

David : Claudine : connaissance personnelle.

Gérôme : On m'a présenté directement Mike Mason via un mail personnel et il a accepté immédiatement, il avait déjà entendu parler (en bien) de notre convention. Il n'y a pas eu de mail type : pour les VIP nous adaptons notre communication et offrons un service personnalisé : nos VIP sont logés, nourris et défrayés, et on leur paye le transport. C'est pour ça que nous n'en avons pas beaucoup (en général 3).

Avec un festival gratuit, on ne peut pas se permettre de défrayer des hordes d'invités

PTG ; est-ce que vous en profitez pour leur faire découvrir la région ? Goûter aux spécialités gastronomiques du coin ?

Orgas : Oui oui oui. Nous avons fait découvrir nos spécialités locales dont la tarte flambée et la mirabelle. Si les VIP le souhaitent, ils ont la possibilité de prolonger leur séjour (à leur frais). Nous leur servons alors de guide à la manière d'un bon routard 2016 ;)

PTG : Quelles ont été les plus belles réactions, les surprises les plus mémorables de la part des VIP ? Même question pour le public du Festival ?

Orgas : - un VIP bourré à l'eau de vie (un soir avec les orgas, hein, hors de vue du public) ;

  • perdre un VIP, le retrouver dehors à 3h du matin parce que sa femme l'a enfermé dehors et qu'il n'avait pas de double
  • La plus grosse frayeur l'année dernière : rechercher un VIP pendant plus de 2h.... et le retrouver à une table en train de mener une partie à des festivaliers qui l'avaient reconnu dans la rue....
  • Un VIP en caleçon nous raconter des blagues carambar sur les pingouins...

Côté public :

  • une personne handicapée qui pleure de plaisir de pouvoir rencontrer le Naheulband et d'avoir un espace privilégié durant le concert pour les voir de près.
  • un duel entre un Nazgûl et une petite fille en robe de princesse avec son épée, qui défendait les commerçants contre « le méchant monsieur ».
  • lors d'une édition où les gens devaient élire le nouvel archimage, les enfants ont voté pour un candidat le samedi et pour l'autre le dimanche « car il fallait bien être équitable »

Côté orgas :

  • un VIP qui écrit une histoire spécialement pour les orgas ou encore le Naheulband qui écrit une chanson spéciale pour le Festival.
  • oh oui, la chanson était super. C'était une grosse surprise

Galères :

- ne plus avoir de pain le dimanche matin pour la buvette.

  • la panne de lardon après seulement un jour de festival ; ou la panne d'un type de boisson
  • un orga que sa boîte envoie au Mexique 5 jours avant le Festival
  • un orga avec une jambe dans le plâtre le jour J
  • des animateurs qui font du feu avec des éléments de jeu
  • devoir déplacer la zone du festival deux mois avant, à cause d'une lubie de la municipalité
  • les trucs chiants : installer sous la flotte ; il fait beau le jour J ; mais il re-pleut au moment de remballer.

PTG : Comment se passe le nettoyage d'ailleurs?

Gérôme : Sur ce point, les Alsaciens sont un peu comme les Allemands... C'est assez propre chez nous et du coup les gens sont respectueux. Nous travaillons avec du local pour éviter l'empreinte carbone et utilisons des éco-cups depuis 2013.

PTG : il y a un photographe qui habille les gens façon années 20 puis les prend en photo ; c'est une assoce, un passionné, ou une boutique? Parce que c'est géant !

Coraline : C'est Emilie Lundazepa, une passionnée, qui fait aussi des contes pour les petits et grands. Elle imprime la photo pour 1 euro symbolique. C'est une animation montée de toute pièce pour le Festival. Elle est présente depuis plusieurs années et propose quelque chose de nouveau à chaque fois…

LE guide Nickel de comment se déguiser façon années 1920, pour les animateurs et les visiteurs – et quiconque crée une murder-party à l’époque. Document Adobe Acrobat 1.4 MB Télécharger

exemples costumes années 20

PTG : comment se passe la répartition des emplacements entre les assoces et les boutiques? C'est la municipalité qui gère les places de marché normalement ?

Orgas : pour le Festival, la ville nous cède l'utilisation de l'espace public sur des zones définies. On le répartit comme on le souhaite. Nous avons un plan avec le nombre d'emplacement disponibles, lesquels sont réservées à l'animation ou au marché, en sachant qu'on privilégiera l'animation à un commerçant. Nous faisons des réunions et des points très très régulièrement pour la gestion de l'espace

PTG : je suis une boutique d'accessoires de GN. Je vais faire de bonnes affaires à KB. Combien paye-je à Nickel?

Orgas : la réponse est complexe : extérieur ou intérieur, le mètre nu ou équipé, la cabane ou le chapiteau, et d'autres impératifs. Elles se trouve dans le contrat des exposants trouvable en ligne de septembre à décembre. Il y a autant de réponses que d'exposants en fait.

Il y a plusieurs années, on a eu besoin de démarcher les boutiques/exposants. Á présent, nous recevons plus de dossiers que nous n'avons d'espace – qui est très limité au Festival.

PTG : la nourriture, c'est moitié les boutiques/restaurant, moitié des stands de Nickel?

Orgas : il y a deux buvettes de l'association, ensuite c'est les restaurants/bistros de la ville, plus l'un ou l'autre commerçant du marché.

Dans les coulisses

PTG : le FJDR ne serait pas ce qu'il est sans un certain esprit d'initiative. P.ex. vous avez démarché M. Kuster, et l'exposition me semble un lien entre les habitants et le festival. Je ne sais pas comment vous faites, parce que le problème des organisations ce n'est pas en général le manque d’idées, mais d'arriver à les mener à bien... Avez-vous un secret pour vous organiser en interne?

David : Dans les coulisses.... c'est un véritable souk digne de Capharnaüm !

Gérôme : Beaucoup de jusquiame doré. Et un président armé.

Dans la vraie vie, ça se solde par une conversation Messenger qui bippe toutes les 2 minutes avec des réunions virtuelles et parfois physiques deux ou trois fois par mois

C'est beaucoup d'investissement...

Coraline : Le Festival a grandi aussi petit à petit, nous laissant le temps de gagner de l’expérience. On a posé des bases solides les premières années, puis quelques nouveaux organisateurs sont arrivés en 2011/2012, avec leurs idées et leurs moyens, et la construction est partie en hauteur. On perd moins de temps qu'au début ; on s'améliore en créant des outils qui facilitent le travail : on a mis en place des outils de timeline par domaine (com’, animation, logistique...).

David : Les réunions vont de septembre à mai parce que la plupart font une pause en été. Les affaires reprennent en septembre. Mais il y a toujours un noyau qui ne s'arrête jamais réellement, car les affaires de l'association courent toute l'année

Aujourd'hui sur la totalité des membres de l'association Nickel de Kaysersberg, beaucoup ne participent qu'aux activités autres que le festival (JdR, escrime ludique, chorale, spectacle de feu, etc.).

animation Casino (on n'y joue pas du vrai argent)

Depuis 3-4 ans, nous recrutons une quinzaine de membres supplémentaires par an, et nous essayons d'en transformer deux ou trois en orgas pour étoffer l'équipe. Comme dans toutes les associations, on retrouve à 90% les mêmes orgas pour gérer la journée bricolage, la chorale, les soirées JdR…

Nous faisons des animations lors de divers événements dans la ville et sur autant de conventions et autres festivals que possible

C'est une question de contacts aussi : notre premier concert (Naheulband, pour la 8e édition) a été infernal à organiser ; le deuxième a été bouclé en une journée. Double soirée concert pour la 10e édition. Mais avec 6 orgas cela devenait ingérable d'organiser des concerts en même temps que le Festival. Et surtout, on n’a pas de salle et l'investissement pour un chapiteau est compliqué à rentabiliser

Avoir la foi dans son loisir est le point central je pense. A mon avis, le jeu de rôle est le plus fantastique des loisirs, il devrait être pratiqué comme le sont les échecs ou le football (enfin non - trop corrompu - disons le hand-ball). ;)

C'est un privilège de représenter cette communauté formidable, et un devoir de faire son possible pour la développer

C'est le JdR et surtout le GN qui ont fait de moi ce que je suis actuellement, j'ai une foi inébranlable dans ce loisir, et une affection particulière pour les organisateurs du Festival qui donnent sans compter pour offrir le meilleur, et tous les ans plus. Difficile de faire un pas en arrière avec autant de monde derrière.

Plusieurs couples de l'asso ce sont formés sur le festival. C'est d'ailleurs pour ça que Geekmemore (un site de rencontre pour geek) nous sponsorise … Le FJDR est également agence matrimoniale ! ;)

Gagner de l'argent dans un festival à l'entrée gratuite ?

PTG : quel est l’intérêt des goodies (souvenirs, mugs...)? Est-ce qu’on rentre dans ses frais?

Orgas : clairement, c'est pour gagner de l'argent. On a déjà testé l'affaire avec des dés, des peluches faites maisons, et d'autres choses. Cela peut fonctionner, à condition de toucher assez de monde et d'avoir les reins solides au démarrage. Les dés nous les trimbalons depuis un petit moment (nous avions commandé une très grand quantité). Les autres gadgets sont tous vendus d'une année sur l'autre.

Le Festival est gratuit et est toujours à la recherche de financement : les goodies en sont un. Evidemment, ça ne rapportera pas directement la première année au vu de l'investissement mais ce sont des choses qui se calculent sur deux ou trois éditions

Nous travaillons déjà à l'heure actuelle sur des concepts de la prochaine édition ; plus de membres de l’équipe, d’autres idées de contenus.

PTG : Quel est le thème de KB 2020?

Coraline : : On l'annoncera à la fin de cette édition, lors de la scène finale (même si nous travaillons déjà sur le contenu et les VIP) - ah, il faut tenir le public en haleine (scoop PTGPTB : Le Festival vous attend les 2/3 mai 2020 pour une 14ème édition placée sous le signe de la science-fiction et de l'anticipation ! )

Pour vous dire à quel point on est fous, on a déjà les thèmes pour 2021 et 2022. Il y a des années qui s'imposent d'elles-mêmes, comme l'édition « pirates » qui célébrait l'anniversaire de la mort de Barbe Noire

PTG : Notre but était de mettre en valeur votre expérience (tout en vous rendant hommage, vu que vous êtes très sympas), pour les assoces qui voudraient se lancer dans des événements (d'où le paquet de questions sur les modalités pratiques). Merci pour vos réponses

Orgas : il y a une bonne manière d'en savoir plus - suffit de venir nous aider les 7 jours du festival :p

Les 10 commandements d’un Festival réussi

D’après les orgas du FJDR de Kaysersberg

  1. oser se lancer – c’est le premier pas qui coûte
  2. trouver un endroit chouette – pas la zone industrielle
  3. se mettre l’Office du Tourisme dans la poche, puis toute la localité.
  4. donnant-donnant avec les associations participantes ; aller à autant de conv’ et de festivals que possible
  5. faire venir des VIP
  6. réseautage; contacter les éditeurs… tout le milieu et même la famille non-rôliste.
  7. donner de son temps sans compter ; travailler ensemble mais séparer les tâches
  8. introduire des thématiques au bout d’un moment
  9. Jouer sur les complémentarités des différentes associations (JdR, JdP, Jeu Vidéo, GN, escrime artistique…)
  10. Pour les visiteurs:  préoccupez-vous juste de la nourriture.
    Pour les bénévoles: nourrissez-les, abreuvez-les, si possible logez-les (tout dépend de l'offre d'hébergement locale)
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